【オフレポ】70名参加のバーベキューの幹事をやってみた【20170520NewsPicks大阪BBQオフ(非公式)】
昨日(2017年5月20日)、短パンTaharaっちと共同で、Newspicksバーベキューオフを開催させて頂きました。
会の詳細は別途様々なレポをご覧いただければと思いますが、せっかく幹事をさせて頂きましたので、幹事として準備していたこと、良かったこと、改善できると思われるものを半ば備忘録的に整理/共有させて頂きます。
まず全体としては本当に盛り上がって、感謝感謝しかございません。
本当にありがとうございます!!
気軽に皆さんが集まって、楽しく飲むというミッションは成功だったと考えております。
以下はだいぶ細かい話なので、ご興味のある方はご覧頂ければと思います。
企画
今回のオフ会は「誰もが来やすいオフ」をやろうということで開催させて頂きました。エイヤで以下だけ決め、告知ページで集客を開始しました。
- 会場:淀川河川公園西中島エリア(←幹事の土地勘+アクセスに優れる為)
- 費用:3,000円+500円(BBQエリア入場料)
- 支払:現地払(手数料削減/予定変更等のハードル下げる為)
- 家族・子供同伴可
準備したもの
- 機材(以下サイト東京でも利用可能)→10.5万円
BBQStyle 団体パック 50名
BBQStyle オールインワンパック ×2セット
BBQStyle アームチェア ×7脚 - ドリンク→4.5万円
なんでも酒やカクヤス
ビール(350ML)5ケース
チューハイ等 4ケース
ソフトドリンク 1.5L×12本
水/炭酸水 1.5ケース
氷 10kg - 肉→5万円
バーベキューのタケル 3kgセット ×5 - 名刺
材料費:1,000円(作成者工賃含まず)
二次会+三次会
2時間(LO90分)飲み放題:2,000円
+
1.5時間(LO60分)飲み放題1,000円(現地交渉)
良かった点
・多くの方にご参加いただけた(当初30名→50名→最終70名)
・非常に盛り上がった
・キャンプの名人、鉄板の名人にお助け頂いた(今後ともよろしくお願い致します)
・子供が来た!(4家族)
・イベントンのシステムを用いてスムーズに受付できた
・1万円ほど余裕を見ており、人数減によるコスト変動に対応できた(ギリギリ)。
・多くの差入れで食材不足を補って頂いた。
・全員片付けで非常にスムーズに片付けが終了した。
改善できそうな点
・コスト面から準備段階での肉体労働が多くなった。
(準備ご協力ありがとうございました!!次は少しゆとりをもってやります)
・人数的に前払い+キャンセルポリシーの設定をしたほうが良い。
(イベントンなら料率3.9%+324円でクレジットカード決済可。返金のコントロールも可)
・差入れの日本酒/焼酎などが余ってしまった。(置いておくだけでは飲まれなかった)
・氷、紙皿、箸が不足した。
・簡単な調味料等は準備すると良い
・二次会終了が19時台だったので、三次会まで設定したほうがベター
おおよそこんなふうに考えています。
次の機会ではこれらをすこしでも改善できたらなーなんて考えておりますので、引き続き仕掛けていくNewsPicks大阪オフに遊びにきて頂ければ幸いです!